Реестр расходов
Реестр расходов собирает в одну таблицу все расходы по проектам: обычные расходы, персонал, транспорт, субаренду и менеджмент проекта. Здесь удобно следить за счетами поставщиков: какие выставлены, какие оплачены и какие просрочены.
Открыть: «Аналитика» → «Реестр расходов». Раздел виден сотрудникам, которым в шаблоне доступа на вкладке «Аналитика» открыта строка «Реестр расходов». В таблицу попадают только проекты, доступные сотруднику, за его период отображения.
[[IMG: реестр расходов, общий вид]]
Колонки
По умолчанию видны: номер и название проекта, тип расхода, комментарий к расходу, получатель, плательщик, суммы планируемая и фактическая, остаток, файлы, статус счёта, дата выставления счёта, срок оплаты счёта, «Просрочено», сумма счёта, реквизиты, файл счёта и номер счёта. Ещё можно включить даты начала и конца проекта, клиента и площадку.
Шестерёнка над таблицей открывает «Настройки таблицы»: там колонки скрывают и переименовывают.
Фактическую сумму и все поля счёта можно править прямо в таблице. Значение сохраняется, когда вы уходите из поля, и сразу попадает в проект.
Статусы счёта
У каждого расхода может быть счёт от поставщика. Статус счёта показан цветной меткой, его можно сменить прямо в ячейке:
Нет счёта — светло-серая метка, счёта пока нет;
Ожидается — серая, счёт ждём от поставщика (ставится новому счёту по умолчанию);
Выставлен — синяя;
Частично оплачен — жёлтая;
Оплачен — зелёная.
Если очистить статус, сам счёт не удаляется: номер, даты, сумма и реквизиты остаются.
Просроченные счета
Счёт считается просроченным, если срок оплаты уже прошёл, а статус всё ещё «Выставлен» или «Частично оплачен». Тогда в колонке «Просрочено» стоит «Да», а вся строка подсвечивается красным. Если срок оплаты не указан, счёт просроченным не считается.
Система проверяет просрочку раз в час и сразу при сохранении счёта. Дата считается по часовому поясу компании из глобальных настроек.
Обратите внимание. В версии 20.4 поле «Дата оплаты счёта» переименовано в «Срок оплаты счёта». Это дата, до которой счёт нужно оплатить, а не дата фактической оплаты.
[[IMG: строка с просроченным счётом и фильтр «Просрочено»]]
Фильтры и поиск
У колонок есть фильтры. Чтобы увидеть задолженность перед поставщиками, отфильтруйте «Просрочено» по значению «Да». В фильтре «Статус счёта» пункт «Нет счёта» показывает и расходы без счёта, и счета с пустым статусом.
Поле «Поиск» ищет по номеру и названию проекта, клиенту, площадке, плательщику, получателю и номеру счёта.
Файлы
В колонках «Файлы» и «Файл счёта» можно загрузить документы к расходу: нажмите на иконку, перетащите файл или выберите его и добавьте комментарий. Файл до 100 МБ. Документы попадают в Драйв, в папку проекта «Финансы».
Связь с проектом
Реестр показывает те же данные, что и вкладка «Финансы» проекта. В блоках «Расход», «Персонал», «Транспорт», «Субаренда» и «Менеджмент проекта» у каждой строки есть цветной кружок статуса счёта и иконки файлов, а просроченная строка тоже подсвечивается красным. При наведении на кружок видны статус, номер и дата счёта и срок оплаты. Поля счёта задаются в окне правки строки, в блоке «Счёт на оплату». Подробнее — в статье «Приход/Расход».