Импорт и экспорт

Ссылки «Импорт» и «Экспорт» находятся в строке ссылок над таблицей каталога. Они видны сотрудникам с полным доступом к каталогу. Обе работают с файлами Excel одного формата: файл, который выгрузил экспорт, можно загрузить импортом, в том числе в другой аккаунт Golova.

Экспорт и импорт нужны для трёх задач: перенести каталог в другой аккаунт (новая компания, аккаунт партнёра), массово добавить новые позиции и артикулы из таблицы и получить полный список каталога с артикулами и серийными номерами в Excel.

Импорт только добавляет. Он не изменяет и не удаляет то, что уже есть в каталоге. Нельзя скачать каталог, поправить его в Excel и загрузить обратно, чтобы правки применились: в лучшем случае задвоится количество, в худшем файл будет отклонён из-за уже существующих артикулов. Подробнее в разделе «Что происходит с позициями, которые уже есть». Для массового изменения цен есть отдельный инструмент «Ценообразование».

Экспорт

Нажмите «Экспорт», выберите тип выгрузки и нажмите «Скачать».

«Каждый артикул (полный каталог)» выгружает по строке на каждый артикул: номер артикула, серийный номер, ряд и место, склад, дату и цену покупки. Позиция без артикулов, услуга и комплект занимают одну строку. У расходных материалов и комплектующих количество указано на артикуле. Этот тип доступен на тарифах с учётом артикулов.

Только кол-во выгружает по строке на каждую пару «позиция и склад» с количеством на этом складе. Если позиция лежит на нескольких складах, строк будет несколько. Номера артикулов в этот файл не попадают, у набора в количестве стоит число его артикулов.

Файл называется «Каталог выгрузка с golova (каждый артикул).xlsx» или «Каталог выгрузка с golova (только кол-во).xlsx». Склад и единица измерения записаны названиями, поэтому в другом аккаунте их найдут по названию или создадут. Цены попадают в файл, только если сотруднику открыты цены каталога в шаблоне доступа.

Не выгружаются: состав комплектов и наборов (цена «из состава» записывается как −1), состояние артикулов, блоки цен, характеристики и фото. Каждая выгрузка записывается в лог каталога.

Импорт

Нажмите «Импорт». Откроется страница «Загрузка каталога». Скачайте шаблон: «Пример шаблона (каждый артикул).xlsx» или «Пример шаблона (только кол-во).xlsx». Первая строка шаблона — заголовки, её не заполняют.

Режим выбирается в поле «Операция».

Добавление (каждый артикул) — одна строка файла равна одному артикулу с его номером и серийным номером. Так загружают оборудование и наборы с индивидуальным учётом. Если номер артикула в строке пустой, система присвоит его сама. У расходных материалов и комплектующих количество указывается на артикуле. У услуг и комплектов артикулов нет, их строки идут без номера и количества. Количество 0 у оборудования означает позицию без артикулов.

Добавление (только кол-во) — одна строка равна одной позиции с количеством. Для оборудования и наборов система сама создаст указанное число артикулов и присвоит им номера.

В обоих режимах тип позиции указывается цифрой: 1 оборудование, 2 услуга, 3 расходный материал, 4 комплектующие, 5 комплект, 6 набор. Путь в каталоге пишется через косую черту, например «Звук/Микрофоны»; недостающие папки по пути будут созданы. Склад и единица измерения указываются названиями: если таких нет, они тоже будут созданы. Состав комплектов и наборов не загружается, его собирают в каталоге после импорта. Артикулы наборов создаются в состоянии «не работает», пока набор не наполнен. Цена −1 у комплекта и набора означает «считать из состава».

Проверка перед загрузкой

Выберите файл, режим и нажмите «Проверить». Файл проверяется целиком, в каталог пока ничего не записывается. В отчёте видно, сколько строк будет загружено, сколько новых позиций по типам, сколько артикулов получат номера автоматически, какие склады и единицы измерения будут созданы и какие позиции уже есть в каталоге.

Если в файле есть хотя бы одна ошибка, отчёт сообщает «Ошибок: N — файл не загружен», перечисляет строки с ошибками, и кнопки «Загрузить» нет. Исправьте файл и проверьте его снова. Если ошибок нет, нажмите «Загрузить». После загрузки появится панель «Результаты загрузки» со строкой «Загружено строк: N из M».

Режим файла система определяет по шапке. Если выбрана операция, которая не соответствует шаблону, проверка сообщит об этом и подскажет, какой режим выбрать.

Что происходит с позициями, которые уже есть

Позиция в файле считается той же, что в каталоге, если совпадают папка, тип, наименование и модель. Для такой позиции импорт не меняет карточку: цена, производитель, описание, габариты и комментарий из файла не применяются. Зато артикулы и количество из файла добавляются к ней. Об этом предупреждает отчёт проверки: «Позиций, которые уже есть в каталоге: N — кол-во из файла добавится к их остатку» или «артикулы добавятся к ним».

Отсюда три следствия.

Повторная загрузка файла «только кол-во» удваивает остатки: для оборудования создаются новые артикулы, у расходных материалов увеличивается количество.

Повторная загрузка полной выгрузки с теми же номерами артикулов отклоняется целиком с ошибками вида «Артикул «ABC-001» уже есть в каталоге». Но строки, в которых номер артикула пустой, при повторной загрузке получили бы новые номера, то есть лишние артикулы.

Если в файле изменить наименование, модель или путь, система создаст новую позицию, и в каталоге появится дубль.

Поэтому экспорт и импорт используют для переноса каталога и добавления новых позиций. Существующие позиции правят в их карточках, а цены массово обновляют через «Ценообразование» (шаг «Экспорт», правка файла, шаг «Импорт»).

Импорт других баз

У клиентов, площадок, сотрудников и контрагентов свои страницы импорта в соответствующих разделах «Баз данных». Там правило другое: запись, которая уже есть в базе, по умолчанию пропускается, а с галочкой «Обновлять существующие записи» перезаписывается целиком. См. «Импорт базы», «Импорт Площадок» и «Импорт» контрагентов.

Полная выгрузка каталога появилась в версии 20.4.