Отчёт по закупкам

Отчёт по закупкам собирает все закупки оборудования, комплектующих и расходных материалов: когда и на какую сумму они были сделаны. Данные для отчёта берутся из вкладки «Денежные операции» в карточках артикулов.

Откуда берутся данные

При добавлении артикула в каталог указываются дата покупки и стоимость. После этого во вкладке «Денежные операции» карточки артикула появляется запись о закупке. Запись создаётся, даже если стоимость не указана, — с нулевой суммой.

Оборудование

• каждая единица — отдельный артикул, поэтому при добавлении нескольких единиц создаётся несколько артикулов;

• у каждого артикула своя запись о закупке, стоимость в ней — за единицу.

Комплектующие и расходные материалы

• в одном артикуле может быть любое количество единиц;

• когда вы пополняете артикул — в строке «Кол-во» нажимаете «изменить», в окне «Управление количеством» выбираете действие «купить» и указываете «Кол-во», «Дата» и «Стоимость партии», — создаётся новая запись о закупке;

• каждая запись — это партия: в ней количество единиц и стоимость всей партии.

Вкладка «Денежные операции»

Вкладка есть в карточке артикула оборудования, комплектующих и расходных материалов. В таблице столбцы «Дата», «Кол-во», «Стоимость», «Комментарий», внизу — строка «Итого».

• У комплектующих и расходных материалов запись можно добавить вручную (иконка «Добавить новую денежную операцию» в шапке таблицы), изменить (карандаш) и удалить.

• У оборудования запись можно только изменить: дату, стоимость и комментарий. Количество всегда 1. Если артикул оборудования добавлен по ошибке, удалите сам артикул.

Денежная операция, добавленная вручную, не меняет количество на складе. Так можно учитывать оплату частями: например, внести вторую часть платежа за уже купленную партию.

Добавлять, менять и удалять записи могут сотрудники с полным доступом к каталогу. С доступом «только чтение» вкладка показывается без кнопок.

Где находится отчёт

В верхнем меню откройте «Аналитика» → «Отчет по закупкам».

Обратите внимание. Пункт виден, если в шаблоне доступа сотрудника на вкладке «Аналитика» для строки «Отчет по закупкам» выбрано «показать».

Параметры формирования

В блоке «Параметры формирования отчета» можно задать:

• «Тип отчета» — «Показать на экране» (отчёт откроется в новой вкладке) или «Скачать XLS»;

• «Склад» — «все склады», «Без склада» или конкретный склад из поля «Склад» в карточке артикула;

• «Категория» — «все категории», «Оборудование», «Комплектующие» или «Расходные материалы»;

• «Каталог» — «Все» или «Выборочно»: во втором случае отметьте разделы и позиции в дереве каталога, над деревом есть поиск;

• «Период» — даты закупки с и по;

• «Без даты» — показать закупки без даты покупки, у которых есть цена;

• «Нулевая цена» — показать закупки с нулевой суммой;

• «Комментарий» — добавить в отчёт комментарий из денежных операций.

Затем нажмите «Сформировать».

Что в отчёте

Столбцы таблицы: «Артикул», «Наименование», «Модель», «Тип», «Склад», «Дата покупки», «Цена за ед.», «Количество», «Общая сумма» и, если включён параметр, «Комментарий». Внизу — строка «Итого».

Каждая строка — одна закупка. У оборудования это одна строка на артикул, у комплектующих и расходных материалов у одного артикула может быть несколько строк — по одной на партию.

Номер артикула в отчёте — ссылка: она открывает каталог в новой вкладке на этом артикуле, где можно поправить данные закупки. Если раздел каталога вам не доступен или артикул удалён, номер показывается без ссылки.

Для чего пригодится

• посчитать затраты на оборудование за период;

• посмотреть историю закупок по позиции или складу;

• проверить пополнение расходных материалов;

• подготовить данные для бухгалтерии.