Импорт

Базу контрагентов можно загрузить в Golova из файлов Excel.

Кнопка «Импорт» находится в верхней части раздела «Контрагенты», между кнопками «Добавить» и «Экспорт»:

По ней открывается страница «Загрузка контрагента».

Что загружаем. «Файл Excel» или «Архив zip (несколько файлов Excel)». Архив удобен, когда контрагентов переносят из другого аккаунта: кнопка «Экспорт» в разделе «Контрагенты» выгружает всех контрагентов именно так, отдельным файлом на каждую страну и тип.

Страна и тип. У каждой страны регистрации и типа контрагента свой набор колонок, поэтому импортировать нужно тем же шаблоном, который скачан для этой страны и типа. Выберите «Определить по файлу», если загружаете шаблон Golova, или «Выбрать вручную» и укажите страну и тип сами. Шаблон для скачивания появляется после выбора «Выбрать вручную» и нужных страны и типа. Первые две строки шаблона (страна и тип, названия колонок) не заполняются.

Файл импорта дополняет базу, а не заменяет её. Контрагент, у которого наименование и юрисдикция совпадают с уже существующим, пропускается и попадает в отчёт «Не добавлено в базу».

Обновление существующих записей

Если нужно обновить уже существующие записи из файла, в блоке «Опции импорта» поставьте галочку «Обновлять существующие записи». Появится предупреждение: запись будет перезаписана целиком, пустая ячейка файла очистит поле, а контакты заменятся контактами из файла.

Ниже появится поле «Тип сопоставления» — как искать запись, которую нужно обновить:

• «Наименование + юрисдикция (страна и тип)» — запись должна совпасть по наименованию, стране и типу;

• «Только наименование» — запись ищется по наименованию среди всех стран и типов. Подходит для файла без страны и типа, когда в базе они заполнены. Если записей с таким наименованием несколько, строка пропускается. Пустые страна и тип из файла не стирают заполненные в базе.

После выбора файла нажмите «Загрузить». В отчёте будет указано, сколько записей добавлено, сколько обновлено и какие строки не добавлены и почему.