Финансовый отчет: расходы

Раздел «Расходы» находится внутри большого отчета «Аналитика» → «Финансовый отчёт» и предназначен для анализа всех расходов компании по проектам, сотрудникам, субаренде, транспорту, налогам и другим категориям.

Чтобы перейти в раздел, откройте «Аналитика» → «Финансовый отчёт» и нажмите на блок «Расход».

В верхней части страницы расположены фильтры:

• «все фирмы»;

• «статус сметы», «статус документов», «статус финансов»;

• «все площадки»;

• «менеджер»;

• «все контрагенты», «все клиенты»;

• период (поле с датами);

• «Учитывать налог» и «Учет по дате проекта».

Кнопка «Сбросить фильтры» возвращает их к значениям по умолчанию.

Все фильтры применяются ко всем подразделам расходов одновременно.

Основные показатели

В левой части страницы отображается общий расход по выбранной выборке.

Внутри блока отображаются:
– Планово — ожидаемые расходы,
– Фактически — уже проведенные расходы.

Справа отображается детализация расходов по категориям:
– Субаренда,
– Персонал,
– Менеджмент,
– Транспорт,
– Прочее,
– Налоги.

Для большинства категорий дополнительно отображается:
– Остаток — разница между плановым и фактическим расходом.

Если фактический расход превысил плановый, остаток может стать отрицательным.

Учитывать налог

Переключатель Учитывать налог определяет, нужно ли учитывать налоговую часть расходов в отчете.

Если отключить этот параметр:
– категория Налоги станет равной нулю,
– остальные категории расходов останутся без изменений.

Учет по дате проекта

Переключатель Учет по дате проекта определяет, каким образом учитывать расходы в выбранном периоде:
– по дате проекта,
– либо по фактической дате расхода.

Например, расход на персонал может быть выполнен раньше даты проекта. В зависимости от выбранного режима такой расход либо попадет, либо не попадет в текущую выборку периода.

Проведение расходов

В верхней части подразделов расходов доступна кнопка «Провести все» с галочкой в кружке.

Она массово переносит плановые расходы в фактические для текущей выборки с учетом всех примененных фильтров.

Также рядом со строками может отображаться иконка галочки в кружке. Она проводит только конкретную строку.

Если строка является агрегированной (например сотрудник, транспорт или арендодатель), проведение применяется ко всем вложенным строкам этой группы.

Экспорт XLS

Кнопка «Скачать XLS» выгружает именно текущую открытую таблицу выбранного подраздела.

Субаренда

Раздел Субаренда предназначен для анализа расходов на оборудование, взятое в субаренду.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Оборудование,
– Арендодатели.

Проекты

Вкладка Проекты показывает проекты, в которых использовалась субаренда.

По нажатию на плюсик отображается список позиций, взятых в субаренду внутри проекта.

Оборудование

Вкладка Оборудование агрегирует расходы по позициям оборудования.

Каждая строка показывает:
– позицию,
– количество единиц,
– суммы расходов.

По нажатию на плюсик отображаются проекты, в которых использовалась данная позиция.

Арендодатели

Вкладка Арендодатели агрегирует расходы по контрагентам-арендодателям.

По нажатию на плюсик отображаются:
– проекты,
– позиции,
связанные с выбранным арендодателем.

Персонал

Раздел Персонал предназначен для анализа расходов на сотрудников.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Сотрудники сводная,
– Сотрудники разбивка.

Проекты

Вкладка Проекты показывает проекты, в которых использовались смены персонала, а также связанные с ними расходы.

Сотрудники сводная

Во вкладке «Сотрудники сводная» строка — это сотрудник и фирма, от которой ему платят. Если сотруднику платят разные фирмы, строк будет несколько.

По нажатию на плюсик отображаются проекты, в которых работал сотрудник.

Внутри строки проекта через запятую перечисляются специальности сотрудника.

Сотрудники разбивка

Во вкладке «Сотрудники разбивка» строка — это сотрудник. По нажатию на плюсик открывается детализация: строка — это проект и набор специальностей сотрудника в нём. Смены с одним и тем же набором специальностей сливаются в одну строку, а в колонке «Период» перечислены все их периоды.

Если в разных сменах одного проекта у сотрудника разные специальности, в детализации будет несколько строк одного и того же проекта.

На вкладках сотрудников есть колонка «Период» — даты, когда сотрудник был занят на проекте.

У каждой строки сотрудника (вкладки «Сотрудники сводная» и «Сотрудники разбивка») есть значок скачивания. Он выгружает в Excel «Зарплатную ведомость за период» по этому человеку: проект, площадка, фирма, специальность, период, отработано, планово, штраф, фактически и остаток. Такой же значок есть в «Менеджменте» → «Сотрудники».

В разделе «Персонал» показываются и смены, у которых не проставлена зарплата: такие строки идут с нулевыми суммами. Так сразу видно, кому забыли начислить оплату за проект.

Что такое смена

Смена — это одна строка из блока Персонал во вкладке Планирование проекта.

Например:
– сотрудник может работать в одной смене сразу в нескольких специальностях,
– либо работать в нескольких отдельных сменах.

В аналитике смены группируются: во вкладке «Проекты» сотрудник в детализации проекта — одна строка со всеми его специальностями и периодами, во вкладке «Сотрудники разбивка» — строка на каждый набор специальностей в проекте.

Штрафы

В разделе персонала отображается колонка Штраф.

Остаток рассчитывается по формуле:

Плановый расход − Фактический расход − Штраф.

Менеджмент

Раздел Менеджмент предназначен для анализа расходов на менеджеров.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Сотрудники.

Проекты

Вкладка Проекты показывает проекты, в которых присутствовали расходы на менеджмент.

Сотрудники

Вкладка Сотрудники агрегирует расходы по менеджерам.

Логика раздела аналогична разделу персонала, но без смен.

На вкладках «Сотрудники» и «Проекты» показываются все, кто назначен в проекте на роли в блоке «Ответственные», даже если сумма менеджмента им не выставлена. У таких сотрудников суммы нулевые, а в детализации проекта видно, кому именно не начислили. Если в фильтре выбрана фирма, сотрудники без выставленной суммы и без фирмы в отчёт не попадают.

Транспорт

Раздел Транспорт предназначен для анализа расходов на транспортные средства из базы транспорта.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Транспорт.

Проекты

Вкладка Проекты показывает транспортные расходы по проектам.

Транспорт

Вкладка Транспорт агрегирует расходы по транспортным средствам.

По нажатию на плюсик отображаются проекты, в которых использовалось выбранное транспортное средство.

Прочее

Раздел Прочее предназначен для анализа вручную добавленных расходов.

Эти расходы создаются во вкладке Финансы внутри проекта и не связаны:
– с каталогом,
– персоналом,
– транспортом,
– субарендой.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Статья расхода.

Проекты

Вкладка Проекты показывает проекты, в которых присутствовали расходы данного типа.

Статья расхода

Вкладка Статья расхода агрегирует расходы по текстовому комментарию расхода.

Это свободные текстовые категории, задаваемые пользователем вручную.

Налоги

Раздел Налоги предназначен для анализа налоговых расходов.

Налоги рассчитываются системой автоматически.

Доступны вкладки:
– Проекты,
– Фирмы.

Проекты

Вкладка Проекты показывает налоговые расходы по проектам.

Фирмы

Вкладка Фирмы агрегирует налоги по компаниям.

В разделе налогов отсутствует колонка «Остаток», так как налоги считаются полностью проведенными автоматически.

Ключевые понятия

финансовый отчет, расходы, аналитика, субаренда, расходы на персонал, менеджмент, транспорт, налоги, прочие расходы, проведение расходов, сотрудники сводная, сотрудники разбивка, смены персонала, арендодатели, транспортные расходы, статья расхода, учет налогов, учет по дате проекта, фактические расходы, плановые расходы, остаток расходов, экспорт XLS